Правила обработки зарезервированной на внешних носителях или внесистемных устройствах информации должны быть столь же строги, как и в отношении обработки доступной оперативной информации. Резервные данные могут содержать финансовую информацию, историю взаимодействий с клиентами и даже копии текущих рабочих документов. Если не обеспечить защиту данных, один бог знает, что могло бы случиться, если бы конкуренты получили и проанализировали эту информацию. А что, если они обнаружат данные, от которых необходимо избавиться? Поэтому правила резервирования должны отражать сами процессы архивирования данных и предоставить инструкции, в которых будет определено, от каких данных и в какое время необходимо избавляться.

Соображения резервирования

Почему организация дублирует информацию вне своих компьютеров? Для восстановления системы после выхода из строя? Для сохранения важных данных? Хочет ли организация хранить копию состояния системного программного обеспечения? Как часто выполняется резервирование? Осуществляется ли это ежедневно, еженедельно или же раз в месяц? Каким образом это делается? Как часто происходит сверка и пересмотр этого процесса?

Как ответить на эти вопросы, чтобы резервирование обеспечило быстрое восстановление важных бизнес-процессов после аварийного отказа? В описание всего бизнес-процесса необходимо включать процессы восстановления и обработки информации, необходимой для обеспечения его поддержки. Эти сведения помогут ответить на эти вопросы и установить правила этой работы.

Общепринятая ошибка при разработке правил резервирования заключается в предоставлении специальных опций в пакете программного обеспечения, используемого компанией. Определяя, каким образом резервирование поддерживает бизнес-процесс, разработчики правил должны постараться ограничить документ, описывающий, что должно быть сделано, и не конкретизировать процессы резервирования до уровня предоставления специальных опций. Ниже следует несколько вопросов, на которые стоит обратить внимание при рассмотрении правил резервирования.

1. 1. Какие данные должны быть зарезервированы?

• Только пользовательские данные?
• Вся система?
• Вся база данных или файлы журналов?

1. 2. Как часто необходимо проводить резервирование?
2. 3. Каким образом должно выполняться резервирование: автоматически, путем многократного копирования или путем пересылки данных?
3. 4. Как часто необходимо пересматривать процедуры резервирования?
4. 5. Где лучше сохранять резервную информацию: на месте эксплуатации или на внесистемных носителях? Каким образом обеспечить защиту памяти, хранящей резервные копии на месте эксплуатации?
5. 6. Кому разрешить выполнение резервирования?

• Кому предоставить право доступа к резервным данным?
• Кому разрешить восстанавливать эти данные?

Архивное хранение резервных копий

Кое-кто считает, что последняя задача, которую нужно решить при создании резервных копий, это то, как сохранять носители информации или защитить данные. В качестве одного из этапов контроля и учета операций с данными должно стать особое сообщение во время работы. Если при повседневной работе не обеспечиваются меры по защите данных, то вам стоит самостоятельно разработать правила защиты.

При рассмотрении архивирования резервных копий в первую очередь нужно определить, где будут храниться эти данные: на месте эксплуатации или вне систем? Некоторые организации имеют хранилища для хранения магнитных лент и дисков. В этом случае достаточно иметь правила хранения резервных копий на месте эксплуатации. В противном случае в создании реальных правил может помочь изучение повседневной и наиболее производительной работы.

Несколько лет назад автор извлек магнитную ленту из хранилища, где его компания хранила резервные ленты. Это хранилище было специально спроектировано для хранения 9-дорожечной ленты на срок до 6 лет и поддерживалось в надлежащих условиях. Вышеупомянутая лента была записана 18 месяцами ранее. Автор установил ленту в локальный накопитель и попытался считать ее содержимое. После промотки всего лишь нескольких десятков метров накопитель выдал сообщение об ошибке, и система отказалась считывать ленту.

Сделав еще несколько безуспешных попыток прочитать разные ленты, автор просмотрел регистрационный журнал службы архивации и обнаружил, что специалист по эксплуатации системы настраивал головки накопителей уже после того, как кто-то пожаловался на то, что не может прочитать ленту, присланную клиентом. Несмотря на необходимые настройки, ленты, записанные за три месяца до даты ремонта, были нечитабельны. Если бы эту проблему предусмотрели заранее, то был бы шанс восстановить данные. К несчастью, никаких правил работы с данными или проверки резервных копий не существовало. Руководствуясь этим, автор стал настаивать на том. чтобы внести в правила предложение проводить тестирование архива.

Это привело к возникновению других вопросов: Почему хранилище оказалось заполненным архивами шестилетней давности? Нужно ли нам хранить данные в течение шести лет? Этой компании они были нужны, но необходимо ли другим организациям сохранять информацию столь долгий срок? Если нет, какой срок хранения назначить? В случаях, когда максимальное время хранения дольше, чем время жизни носителя (стандартное время жизни магнитной ленты составляет около двух лет), то, возможно, необходимо установить порядок, который предписывал бы использование носителей однократной записи. Отметим выражение "носитель однократной записи". Вспомним урок из главы 1 "Что собой представляет политика информационной безопасности". Если в правилах не записаны конкретные средства для хранения резервных копий, то есть правила безопасности описаны лишь общими терминами, это позволит людям создать архивы на основе оптимальной технологии. Это позволит воспользоваться новейшими технологиями, на основе которых можно архивировать данные на более долгий срок.

Уничтожение данных

"Разгребание мусора" является общепринятой практикой индустриального шпионажа для поиска ценной информации. Коллега, с которым автор книги работал в данной области, рассказывал потрясающие истории о том. чего только не выбрасывали в утиль некоторые компании. Однажды ему выпала необыкновенная удача. Он собрал более двух дюжин бобин с магнитной лентой из мусорной корзины конкурента, на которых содержалась конфиденциальная информация компании.

Каким образом организация удаляет данные? Если это делается путем выбрасывания лент без стирания записанной на них информации, то собиратели мусора непременно обнаружат секреты компании. Определение процедуры утилизации данных имеет такую же важность, как и определение того, какие данные выбрасывать. Необходимо быть уверенным, что правилами четко определены процедуры удаления или утилизации данных, а также установлены требования к обеспечению того, что данные не смогут быть считаны.

Один из способов обеспечения гарантий того, что установленные правила будут выполняться, заключается в том, чтобы возложить ответственность по утилизации данных на одно лицо, а контроль за этим процессом — на другое лицо. Правила должны гарантировать, что работа будет вестись согласно регулярному расписанию и по жестким инструкциям, а также обе ответственные стороны смогут обеспечить контроль над тем, чтобы лица, не предусмотренные этими правилами, не смогли получить доступ к данным.